La oficina en casa cada día está más extendida. Ya sea porque tenemos un negocio, seamos autónomos, emprendedores o simplemente, queramos tener una gestión documental . Éste trabajo es muy importante, es algo con lo que hay que lidiar día a día y en ocasiones, no conseguimos (o no pensamos en ello) que nuestros datos estén seguros. En otros casos, simplemente es un calvario poder acceder a lo que necesitamos en el momento que queremos por estar «Fuera de la oficina». En éste post vamos a ver qué retos se nos presentan a la hora de tener una Oficina en casa.
Retos que presenta una oficina en casa
Podemos enfocarnos desde muchos puntos de vista, pero al final seas un autónomo, un emprendedor o una persona que se preocupa porque sus cosas personales estén bien organizadas, al final todos necesitamos lo mismo, un espacio donde guardar todos nuestros documentos, facturas, nóminas y mucha más documentación que generamos cada mes. Muchas veces no solo lo que recibimos de manera electrónica en formato PDF etc, sino también documentos escaneados, tickets, contratos, documentación de seguros y demás cosas que necesitamos tener accesibles.
Normalmente, cuando este trabajo se realiza en movilidad, tendemos a llevar todos los datos con nosotros de un lado para otro y si tenemos que visitar a un cliente o realizar algún tipo de gestión, lo tenemos todo «encima». En mi opinión (y experiencia) llevar todos tus datos a rastras puede conllevar un gran problema, la seguridad de los mismos. Otro de los retos que conlleva tener todos los datos en un mismo equipo en caso de que este se estropee perderemos el trabajo y los documentos que tenemos almacenados en dicho equipo. Un ordenador portátil, un pendrive o algún tipo de sistema de almacenamiento que nos acompañe puede ser cómodo (o no) pero la pérdida de datos está a la vuelta de la esquina.
Cuando no llevamos todos nuestros documentos encima, basta que estemos en la calle y nos pidan justo la factura que no tenemos encima. A problemas como éstos te habrás enfrentado si eres un emprendedor o un autónomo.
Posiblemente estés pensando ahora que tener un sistema de almacenamiento en la nube puede ser una buena solución. Actualmente existen servicios gratuitos en los que podemos almacenar datos, pero ésto tiene sus inconvenientes. ¿Dónde están los datos? ¿Es seguro ofrecer tus documentos y datos a una empresa de terceros? ¿Y si cierra esta empresa? …. Son muchas las dudas que surgen a la hora de dar todos nuestros datos a un servicio gratuito de almacenamiento en la nube.
Encima, ahora según la legislación de protección de datos, tenemos que asegurarnos que los servicios de terceros tengan sus servidores dentro de la unión europea y la mejor forma de asegurar esto, es ser nosotros mismos nuestro proveedor de almacenamiento en la nube.
Soluciones con un Servidor NAS para oficina en casa
Gracias a un Servidor NAS, podemos resolver todos estos inconvenientes de forma sencilla, segura y accesible. Un Servidor NAS nos ayudará a mejorar nuestra experiencia de trabajo cuando estemos realizando tareas en nuestra oficina en casa, podremos gestionar nuestros documentos y archivos en cualquier momento, en cualquier lugar y nunca nos cogerán por sorpresa aún que estemos en una visita fuera de la oficina o fuera de casa.
Almacenamiento centralizado y copias de seguridad
Un Servidor NAS nos ofrece la posibilidad de centralizar todos estos archivos y documentos que generamos en una oficina en casa. Ahora ya disponemos de un lugar seguro donde almacenar todos nuestros datos pero… ¿Cómo accedo a estos datos?. Si somos de los que queremos llevar todos los datos a buen recaudo en nuestro ordenador portátil, el Servidor NAS nos ofrece la posibilidad de tener una copia de seguridad de todo en nuestro propio sistema de almacenamiento, al que le podemos añadir también gestión documental.
Nube Privada para acceso remoto a tus datos
La solución que ofrece el Servidor NAS pasa por lo que llamamos «Nube Privada». La nube privada nos ofrece la posibilidad de tener un acceso remoto a nuestros datos de forma segura desde cualquier parte, desde cualquier dispositivo y encima, podremos compartir los datos que queramos con terceros.
Con este sistema, nuestra Oficina en casa pasa a estar en cualquier parte que necesitemos. Podremos gestionar nuestra información en cualquier parte con acceso remoto como si estuviésemos en nuestra casa u oficina.
Un servidor NAS nos ofrece otros servicios que pueden hacer que nuestro día a día sea más seguro. Con nuestra propia nube privada no tendremos problemas a la hora de enviar grandes documentos por email. Al tener nuestra propia nube privada con acceso remoto, podemos compartir en cualquier momento (incluso desde un smartphone) lo que necesitemos mediante un enlace de descarga.
Por ejemplo, tenemos que compartir un diseño, un vídeo corporativo o tenemos que enviar las facturas del mes al asesor, podremos compartir un enlace seguro de descarga de dichos documentos sin necesidad de descargar los datos y subirlos a nuestro servidor de correo. Quizá si estás en la oficina no te importe demasiado, pero si tienes un almacenamiento limitado en tu servidor de correo ¿Cuántas veces podrás hacer ésto? La solución es práctica y sencilla.
Conexiones seguras en cualquier parte
Imagina que estás en una cafetería con tu ordenador portátil o con tu smartphone y necesitas acceder a la red wifi del local. Entras y en ese momento estás compartiendo tus «datos» con una red wifi pública y por lo tanto insegura. Con tu servidor NAS, puedes crear un túnel seguro para realizar tus gestiones en el banco, envío de email privados o simplemente, revisar tus redes sociales sin que nadie pueda hurgar en tus datos. Ésto se realiza mediante una conexión VPN con el servidor de tu casa.
En definitiva, un Servidor NAS nos puede ayudar a mantener una oficina en casa y porqué no, también fuera de ella. Los retos que se marcan en el día a día para poder mantener todas las cosas de un hogar bien atadas pueden llegar a superarnos y cuando estamos hablando de nuestro propio negocio, la cosa se vuelve todavía más difícil. Con un Servidor NAS, podemos aprovechar nuestro tiempo, mejorar nuestros recursos y aumentar la seguridad de nuestros datos personales y de nuestra empresa.
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