Fotógrafo, mejora tu flujo de trabajo con un servidor NAS

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El almacenamiento y gestión del trabajo es normalmente una de las cosas que más nos preocupa a los fotógrafos. Tener una forma de trabajar organizada y siempre igual es importante para la correcta administración de las fotografías y vídeos que podamos generar y sobre todo, para tener el material generado a buen recaudo.

La copia de seguridad también es una de las cosas que nos lleva locos a los fotógrafos, así que hoy vamos a ver cómo trabajar de forma segura con nuestras fotografías gracias a la inclusión de un servidor NAS en nuestro flujo de trabajo.

En éste artículo no vamos a tratar aspectos técnicos de fotografía ni de redes, pero si que vamos a ver cómo podemos incluir el servidor NAS dentro de nuestro flujo de trabajo para poder gestionar directamente los archivos en un lugar seguro sin necesidad de hacer copias de seguridad programadas y largas transferencias de archivos diarias.

Lo que os vamos a contar, es la forma de trabajar a la que he llegado tras 10 años de experiencia en mi día a día y una de las cosas que me gustaría puntualizar es que yo disparo en formato RAW sin compresión y por lo tanto, toda esta experiencia se basa en el flujo de trabajo de archivos RAW. Si tú trabajas en JPG o TIFF, siempre puedes eludir los pasos que no te interesen.

Descarga de fotografías:

En el primer paso que tenemos que dar, podemos elegir entre dos opciones:

  • Importar las fotografías desde la tarjeta de memoria directamente al almacenamiento en red proporcionado por el servidor NAS.
  • Importar las fotografías directamente al NAS mediante una de las conexiones USB que nos proporciona.

En el volcado de las tarjetas suelo elegir la segunda opción y lo que siempre hago es, importar directamente las tarjetas de memoria al servidor NAS mediante una de sus conexiones USB para mejorar los tiempos de transferencia y sobre todo para aprovechar el tiempo que tardan en volcarse las tarjetas en otros menesteres como la creación del catálogo o simplemente dejar el ordenador trabajando en otro proyecto sin tener que preocuparme por la velocidad de lectura de mi disco duro.

Para ésto, siempre tengo el lector de tarjetas conectado al servidor NAS y programo el NAS para que cuando detecte una nueva tarjeta, la copie de forma autónoma directamente a una carpeta por defecto.

Una vez tengo todas las fotografías en el NAS copiadas de forma automática, simplemente organizo los archivos dentro de una carpeta con el tipo de evento, nombre de quien lo ha contratado y sobre todo, la fecha que se ha realizado.

  • Boda - David y Laura - 22-08-2014
  • Sesión - José Pérez - 22-09-2014
  • etc...

y dentro de ésta carpeta ya dejo todas las fotografías.

Una vez terminado, me voy a Lightroom, genero un nuevo catálogo con las mismas características y éste lo alojo en un disco duro SSD que tengo específicamente para ésto. Simplemente añado las fotografías en su ubicación sin volver a importarlas al PC por lo que trabajo directamente en línea con los archivos.

Una de las opciones más interesantes a marcar a la hora de la generación del catálogo es generar "Previsualizaciones Inteligentes" para poder trabajar tanto "OnLine" como "OffLine".

Visualización de fotografías y descarte:

Una vez generado nuestro catálogo, las previsualizaciones inteligentes y las miniaturas 1:1 (ésto si que se almacena en local) podemos trabajar directamente sobre nuestro almacenamiento en red sin ningún tipo de limitación ya que los servidores NAS están preparados para ésto y mucho más.

Trabajando ya en Lightroom con nuestros archivos RAW comenzamos la visualización y descarte de las fotografías, en mis pruebas, puedo procesar todo un catálogo de una boda de forma rápida gracias a las típicas "banderitas" de Lightroom. No voy a entrar en el proceso de selección muy a fondo, pero básicamente lo que voy haciendo en este proceso de eliminación y marcado es decidir sobre cada fotografía si es o no válida para un resultado final óptimo.

...si trabajamos con el disco duro a más del 50% de su capacidad comenzamos a tener una bajada de rendimiento en el Sistema Operativo.

Lo bueno que tiene trabajar en línea con el servidor NAS es que nuestro ordenador estará completamente libre y podremos aprovechar nuestro disco duro al máximo ya que si trabajamos con el disco duro a más del 50% comenzamos a tener una bajada de rendimiento en el Sistema Operativo. De otro modo, el Servidor NAS al contar con un sistema Raid, el acceso a los archivos es más rápido y sobre todo, más seguro que trabajar directamente sobre un disco sin seguridad RAID.

Post-proceso de fotografías :

En éste paso, cada uno tendrá su forma de trabajar, pero lo que suelo hacer es ir ajustando por lotes todas las fotografías de la misma serie con Lightroom y finalmente cuando tengo todos mis archivos retocados de forma óptima en Lightroom, exporto todas las fotografías a JPG de baja calidad para que mis clientes seleccionen y me voy directamente al siguiente paso.

Etiquetado y clasificación:

Éste paso y el anterior van muy de la mano, ya que mientras estoy editando las fotografías, ya voy marcando con estrellas las que más me gustan, y con etiquetas de color dependiendo de las necesidades. Lo más habitual es marcar en color verde las imágenes que SI O SI van a llegar al retoque final en Photoshop y además, sigo haciendo un proceso de descarte de fotografías que pueden estar muy repetidas o que simplemente redundan en el trabajo y llegan a ser insignificantes.

Copia de seguridad del catálogo de Lightroom:

Como lo único que dejo en mi disco duro local SSD son las previsualizaciones inteligentes del catálogo y los archivos del mismo, lo que tengo configurado por defecto es que cada vez que cierro Lightroom éste me haga una copia de seguridad automática del catálogo en una carpeta del servidor NAS, para que todo esté guardado y a salvo en la seguridad de nuestro RAID.

Visualización y selección por parte del cliente:

Si ya tienes tus archivos finalizados para la visualización y selección del cliente, le podemos hacer venir para que elija las fotografías que quiere, podemos hacer que se desplace para recoger unas previsualizaciones del trabajo en un pendrive o dispositivo de almacenamiento externo o simplemente, podemos pasar éstas previsualizaciones a una carpeta del servidor NAS y compartir por internet éstas fotografías para que el cliente pueda desde la comodidad de su hogar, seleccionar las fotografías sin necesidad de desplazarse.

La ventaja de ésta forma de trabajar es que podemos crear de forma sencilla y rápida una visualización de las fotografías mediante un usuario y contraseña.

Entrega del trabajo al cliente:

En caso de tener que entregar el material directamente al cliente final en formato digital, una de las ventajas que nos dan los servidores NAS es que podemos hacerlo de varias formas:

  • Compartición directa desde el servidor NAS
  • Copia desde el NAS a un dispositivo de almacenamiento externo

Gracias a los sistemas de compartición segura que tienen los servidores NAS podemos entregarle a nuestro cliente un enlace del que podrá descargar directamente sus archivos mediante usuario y contraseña e incluso añadir una fecha de caducidad a dicho enlace.

Otra de las formas que hay para hacer la copia de los datos del modo más rápido posible es conectar el pendrive que le entregamos al cliente al Servidor NAS y copiar los archivos sin necesidad de pasarlos al PC y luego al pendrive.

¿Quieres más seguridad?

Con la inclusión de un servidor NAS en nuestro flujo de trabajo  ganamos mucha seguridad con respecto a otros sistemas de almacenamiento, pero si quieres todavía más seguridad también puedes añadir un disco duro externo a tu NAS para hacer copias programadas de los archivos más importantes en ésta unidad externa.

¿No estás contento?¿Quieres un poco más?

El siguiente paso en el tema de las copias de seguridad, es separar los datos en ubicaciones diferentes, ésto lo puedes hacer con dos discos duros externos de la siguiente forma:

Haces copias de seguridad diarias en el disco duro externo que tienes conectado al NAS y cada fin de semana te lo llevas para sustituir uno por otro, por lo que siempre tendrás la copia del NAS, una copia diaria en un disco duro y otra copia en otra ubicación (Con una semana de diferencia)

¿Quieres todavía más?

Una de las opciones interesantes, es la de tener una copia de seguridad sincronizada en otra ubicación, para ésto, se puede adquirir un segundo servidor NAS y ponerlo en otra ubicación para realizar una copia diaria de los archivos nuevos y modificados de forma diaria con lo que la seguridad de nuestros datos, se multiplicará de forma exponencial.

Pasos extra:

Una vez he realizado todos éstos pasos y doy por finalizado el trabajo y paso de una temporada a otra, lo que hago es copiar todos los brutos a unidades externas para su almacenamiento a largo plazo empaquetando los catálogos junto a los archivos RAW, JPG finales y sobre todo, todo el material extra que se ha generado en forma de álbum, detalles y demás.

Conclusión:

Trabajar en linea con un servidor NAS ofrece un almacenamiento en RED unificado y una gran seguridad a nivel de recuperación de desastres, además, nos da la posibilidad de poder acceder a nuestros trabajos de forma sencilla desde cualquier parte. Actualmente, utilizo mi servidor NAS para llevar todos mis trabajos a mano en mi móvil y en caso de que quiera enseñar algo a un cliente potencial, poder acceder desde cualquier parte a todo mi catálogo de fotografías alojadas en mi servidor NAS.

En caso de trabajar con dos o más ordenadores, podemos alojar el catálogo y las previsualizaciones inteligentes en una carpeta sincronizada con dos o más ordenadores por lo que podremos trabajar en las mismas fotografías desde ubicaciones diferentes sin necesidad de estar en el mismo ordenador. Yo personalmente utilizo el servidor NAS para poder trabajar desde casa en los proyectos que tengo en la oficina de forma totalmente transparente.

Resumen del flujo de trabajo fotográfico con servidor NAS:

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  • Disparo en RAW
  • Volcado de las fotos directamente al servidor NAS
  • Creación del catálogo de Lightroom en local (en mi caso en disco duro SSD)
    • Si queremos trabajar desde varias ubicaciones con el mismo catálogo lo que tendremos que hacer es una sincronización de los catálogos en diferentes ordenadores y nunca trabajar a la vez, ya que el Lightroom no soporta el trabajo colaborativo.
  • Catalogación y descarte de archivos
  • Post-Proceso de los archivos no descartados
  • Catalogación y marcado de las mejores fotografías
  • Exportación de archivos finales
  • Almacenamiento a largo plazo

¿Que os parece éste flujo de trabajo? ¿Añadirías algo? ¿Y tú, cómo lo haces?

34 Comentarios

  • Javier Berenguer

    Yo, cómo fotógrafo profesional suelo trabajar con más de 250GB en fotografías y vídeos por semana y una solución de éste estilo sería magnifica para poder compartir los proyectos de bodas y sesiones de estudio entre las estaciones de trabajo de mi oficina.

    La verdad, estoy pensando en implementar un sistema de este estilo en mi flujo de trabajo.

    • David Aragón

      Muchas gracias Javier por tu comentario. La verdad es que desde que trabajo con un servidor NAS he mejorado en seguridad y velocidad de trabajo ya que antes trabajaba con discos duros externos USB2.0 y era un lio impresionante.

  • Miguel Pizarro

    Interesantísimo además de por el flujo de trabajo, por la seguridad que te da. Desde luego que si me lo pudiera permitir no me lo pensaria dos veces.
    Enhorabuena por el articulo, no conocia este tipo de servidores y no esta nada mal.
    Gracias!!

  • Francisco Márquez
    17 octubre, 2014 en 20:56 Francisco Márquez

    Dices que el NAS detecta y descarga automáticamente las imágenes cuando conectas una tarjeta al lector en USB. Con qué software?
    Saludos

    • David Aragón

      Si tienes un QNAP con USB Frontal puedes configurar ése puerto para que cuando pones cualquier dispositivo de almacenamiento se copie todo automáticamente a una carpeta. En mi caso, yo utilizo este sistema para cuando llego conectar las tarjetas por USB frontal y me aseguro de que se copia todo.

      Realmente nonecesitas ningún software por que es una funcionalidad incluida en el sistema operativo de QNAP

  • Francisco Márquez
    20 octubre, 2014 en 21:49 Francisco Márquez

    Mi NAS es Synology 213j

  • Francisco Márquez
    22 octubre, 2014 en 01:18 Francisco Márquez

    Gracias, lo probaré

  • Juan A. Amate
    16 enero, 2015 en 20:14 Juan A. Amate

    Hola David!!! Enhorabuena por el artículo, es muy interesante. Podrías recomendarme algún modelo de NAS para implantarlo en mi flujo de trabajo. Gracias.

  • Javier Gómez Reino
    23 enero, 2015 en 14:18 Javier Gómez Reino

    Hola David, como puedo pasar mis fotos, vídeos etc desde un disco duro externo a un Nas 414. No encuentro el tutorial adecuado para hacerlo, ni explicaciones sencillas. Gracias anticipadas.

    • David Aragón

      Hola Javier !! no te preocupes, te voy a hacer un Mini tutorial ahora mismo en éste comentario :)
      Conectas el disco duro a tu Servidor NAS por USB
      Entras a tu NAS por web y abres File Station y procedes como en un ordenador, Copias y pegas las carpetas que quieras del disco duro externo al disco interno del NAS

      Así de sencillo !!!

      Espero que te sirva ésta corta explicación. Saludos !

  • Javier Gómez Reino
    23 enero, 2015 en 15:31 Javier Gómez Reino

    David muchísimas gracias ha sido todo muy sencillo
    Saludos !!!

  • Vanesa

    Hola David! Gracias por este post. Estoy haciendo ciertos cambios en mi flujo de trabajo y me ha venido muy bien conocer tu experiencia. Sólo tengo una duda: ¿Conviertes tus RAW a DNG? Yo trabajo también con Lightroom y he comprobado que si al importar las fotos para crear el catálogo en vez de "añadir" eliges "convertir en DNG" no es posible elegir como destino un dispositivo externo. :(

    • David Aragón

      Efectivamente, yo no paso los RAW a DNG precisamente por ésta limitación de Lightroom. De todos modos puedes hacerlo añadiendo la carpeta de trabajo como unidad de red a tu sistema, por lo que el software interpreta que es una unidad interna del ordenador.

  • Jaime

    Hola, David,
    Recupero este interesante post. Ya me he decidido a comprar un NAS (el superventas DS215j, con dos Red de 3tb, y en modo RAID 1), y mientras junto los durillos, quiero tener claro el sistema de gestión de archivos.
    Ahora mismo tengo un Mac con HDD de 1Tb lleno lleno y dos HDD externos de 1 tb cada, uno con copai de TimeMachine y otro con los catálogos de LR antiguas.
    Mi idea es unificarlo todo y librarme de los externos. La copia en el NAS y las bibliotecas de LR también. En el Mac sólo los programas y poco más.
    Soy fotógrafo aficionado (tiro en RAW, también), y lo que suelo hacer es tener catálogos por cada año, unas 20.000 fotos de media, ahora creciendo con un bebé en casa, jeje!
    ¿Cómo debería hacer? Suelo importar los archivos con LR directamente, ¿puedo copiarlos al NAS, que el catálogo esté alojado ahí y abrirlo con buena respuesta desde LR en el Mac? ¿Debería hacer más catálogos y tener el último en el Mac y los otros en el NAS? El Mac va muy lento últimamente, por eso quiero liberarlo y hacer que trabaje el NAS lo máximo posible.
    Gracias!

    • David Aragón

      Hola Jaime, podríamos hacer un post completo con la respuesta a tu pregunta, voy a tratar de sintetizar al máximo cómo lo haría yo:

      1 - Time Machine al NAS
      2 - Archivos (fotos o videos etc) directos al NAS
      3 - Catálogos y pre-visualizaciones al MAC
      4 - Backup de Lightroom al NAS ( cada vez que cierres )

      Así lo puedes tener todo organizado y guardado :D

      Ah ! como consejo, crea catálogos por meses y carpetas muy descriptivas.

  • Jaime

    Muchas gracias, David. Me parece muy lógico y optimiza el NAS y el HDD del MAC. Miraré cómo configurar LR para organizarlo todo así y me volveré loco un rato moviendo archivos, catálogos y previsualizaciones de un lado a otro. Y a ver si hago los deberes y organizo los catálogos algo mejor.
    Mientras, estoy haciendo limpieza de duplicados, que tengo algunos cientos de Gb de fotos repetidas, madre mía.
    Probablemente para después de verano esté pidiendo el aparatejo. El servicio que dais en Qloudea es excelente y destaca frente a cualquier otra tienda. Enhorabuena y gracias!

  • Rafa García González
    28 septiembre, 2015 en 17:29 Rafa García González

    Hola,

    Yo he traspasado todo mi archivo fotográfico desde el disco duro al NAS DS-214play ya que me pareció una idea excelente para trabajar con las imágenes, pero al iniciar Lightroom 5 y reubicar las carpetas en el catálogo, me salen algunas carpetas que lightroom no encuentra. A veces son más y a veces menos, pero siempre hay alguna carpeta. El caso es que he comprobado que las carpetas y las fotos existen en el NAS, (no veas el susto que me llevé... porque ya las había borrado del disco duro) :-)

    ¿Cual puede ser el problema?

    Muchas gracias.
    Rafa

    • David Aragón

      Hola, Lightroom es un poco difícil para el tema de los archivos. en un principio si tienes catálogos muy grandes, es posible que realmente falte algún archivo, o que no encuentre la ruta correcta al volver a buscar. ¿Has añadido la carpeta como una unidad conectada? o lo has hecho directamente por red?

  • Rafa García González
    29 septiembre, 2015 en 00:47 Rafa García González

    Hola David.
    Tenías razón. La conexión que me daba problemas era "afp://SynologyNAS.local". Ahora he creado otra basada en WebDAV, "http://direcciónip:5005 y ahora no me deja ninguna carpeta con interrogante.
    Muchas gracias, eres un crack !!

  • FERNANDO GARCIA

    Hola buenos días, acabo de montar el disco las qnap ts431 , y mi intención seria trabajarlo todo desde uno de los discos todas mis fotos, por lo que leí , la recomendación es guardar en el mas la fotos ya procesadas o poder trabajar desde el los catálogos raíz .
    Descargar en el nas y tener el catalogo raíz en el nas?
    Gracias por su atención.

    • David Aragón

      Hola Fernando. Depende de cómo trabajes. Yo y mis conocidos trabajamos con un catálogo por sesión/evento. Ésto es muy cómodo, ya que cada uno es diferente y el catálogo no se hace inmenso.

      Por otra parte los catálogos se guardan en el Ordenador para trabajar con ellos, luego copia de seguridad al NAS, y las fotos tanto brutos como finales al NAS. Si es posible copia externa siempre a parte de lo que hay ya guardado en el NAS al menos del producto final.

      Saludos!

  • Mikel Rodriguez

    Hola David!. Enhorabuena por el post. Me ha parecido interesantísimo. Además después de varios desastres con los discos duros me he embarcado en un NAS, En concreto el Sinology DS215j. La explicación es muy clara, paso por paso, me ha parecido muy instructivo.
    No me ha quedado clara la parte de sincronización cuando se trabajan con dos ordenadores: casa y trabajo por ejemplo. ¿Qué software usas para ello? ¿Haces otra copia más del catálogo de la biblioteca? Yo lo que entiendo es que el catálogo lo tienes en "local" y en el NAS solo tienes el backup, por eso no sé si trabajas con el backup del catálogo en lugar del catálogo original.
    Te agradecería que me explicases este apartado.
    Por lo demás todo perfecto, un gran servicio el que dais desde Qloudea.
    Saludos!!!

    • David Aragón

      Lo de trabajar en diferentes ubicaciones con Lightroom se puede solventar teniendo todos los catálogos en una carpeta con Cloud Station, así se sincronizan entre ordenadores. Incluso puedes usar para este tema SyncThing que es un servicio externo pero muy muy factible para este tipo de cosas.

      En definitiva, Lightroom SIEMPRe tiene que tener el catálogo en local. Si trabajas con previsualizaciones inteligentes incluso puedes descargar el catálogo y trabajar con las imágenes sin necesidad de conexión directa con el RAW en el NAS.

      Saludos espero haberte podido ayudar

  • Juan C

    David, buenas tardes.
    Tu artículo es mi primer acercamiento a los discos NAS.
    Mi proceso de trabajo es muy parecido al tuyo en cuanto a LR y los pasos que sigues, sólo que en vez de bajar los archivos al NAS los bajo a los discos duros externos comerciales, (que fallan después de un par de años), en los que cada vez confío menos, y por ende, últimamente a la Mac, que ahora está muy lenta...

    ¿Qué es lo que tengo que privilegiar a la hora de escoger un NAS y qué marca, teniendo en cuenta tanto las necesidades actuales como los límites que tendré a futuro?

    Mil gracias. Saludos

    • David Aragón

      Realmente los Servidores NAS para trabajar con fotografía y vídeo creo que a dia de hoy son la mejor opción. Las opciones de escalabilidad y de aprovechamiento del espacio es genial. Un servidor NAS implica aumentar tus conocimientos pero también tienes un almacenamiento inteligente con el que te olvidarás para siempre de enviar cosas por wetransfer y por historias.

  • Alfonso

    Hola David! Necesito tu ayuda! Te explico. Recientemente me aconsejaron como tú implantar en mi flujo de trabajo un NAS, WDEx4100 en raid5, además tengo otro Wd ex2 en raid1, este último lo utilizo para trabajar con los archivos y el raid 5 como respaldo de seguridad. El problema!! Me va super super lento a la hora de copiar archivos en los dos dispositivos lo hago mediante wifi. Me han comentado que puede ser problema del router, que tengo qje abrir los puertos..etc...No soy un entendido en esto. también que los WD son una porquería. Tú qué opinas ! Muchas gracias!!

    • Javier Sempere

      Te aconsejaron bien en lo de usar un NAS, pero no tanto en el NAS a elegir. Aún así para copia de seguridad no está mal del todo, y según veo tiene dos puertos de red con los que podrías realizar una agregación de puertos para aumentar la velocidad con un Switch: https://qloudea.com/d-link-dgs-1100-05. Con la agregación de puertos lo que haces es sumar la velocidad de dos puertos de red y así funcionará todo mucho más rápido. Del Wifi olvídate, por muy buen router que tengas no vas a conseguir que funcione como con cable, yo tenenía un DS916+ por Wifi y no llegaba a 1MB/s de velocidad, luego puse el switch con agregación de puertos y llega casi a 100 MB/s

  • Ivan

    Buenas tardes David
    Tengo mis RAW en un Nas Synology y el catálogo en el disoc duro del pc (es un SSD), cuando edito los Raw desde el Nas las modificaciones en pantalla aparecen unas centesimas e incluso 1 segundo aproximadamente de retraso, tiene una latencia que no me ocurre si tengo el RAW en el SSD, seguramente mi opción es usar las previsualizaciones inteligentes en Lightroom si quiere ganar fluidez ¿tengo alguna alternativa a realizar para trabajar directamente en Lightroom en los archivos almacenados en el Nas?
    Por otro lado, ¿se puede configurar Synology para que cuando ponga la tarjeta SD a traves de un lector de tarjetas directamente a un puerto usb del Nas se me copien de forma automática y configurable en cuando a destino? Por lo que he leido en QNAP si se puede. Un saludo y ¡ gracias !

    • David Aragón

      Hola, es normal que al trabajar por red con los archivos RAW tengas un mínimo de retraso en las visualizaciones. Puedes trabajar "Offline" con las vistas inteligentes que se almacenan en la cache del catálogo. Yo normalmente trabajo con los RAW en el NAS.

      Te vendría bien instalar en tu NAS si tienes la posibilidad cache SSD para acelerar la lectura de los RAW.

      Por otra parte con Synology puedes hacer lo de las tarjetas siempre que no las formatees (guarda unos pequeños archivos de config dentro) con UsbCopy, una aplicación sencilla pero muy buena que te pasa los datos de las tarjetas de forma automática. Yo lo uso con la gopro y con mi Sony A6300 y funciona de lujo.

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