Caso de éxito: gestión de la información con un NAS

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formacion, Centro Multimedia

Los centros educativos en la era de la información

Estamos en la era de la información, y gestionarla eficientemente se ha convertido en un asunto vital para cualquier organización. Tanto es así que desde hace unos años existe un nuevo rol en el mundo empresarial: el CIO o Chief Information Officer. Es el máximo responsable de las tecnologías de la información. Es decir, la persona que diseña y gestiona los sistemas de información y que habitualmente responde directamente ante el CEO -Chief Executive Officer-  o director ejecutivo.

Si pensamos en el volumen de información que genera un centro educativo, nos daremos cuenta de su importancia. Por eso las administraciones educativas lo tomaron como prioridad tecnológica, claramente por delante de cuestiones meramente didácticas. De ahí que los primeros equipos y conexiones se implantaran en los despachos de los equipos directivos, y fue desde allí desde donde se extendieron hacia las aulas y otros espacios de docencia. La gestión de la información administrativa fue prioridad desde el principio en equipamiento e inversión desde mediados de los 90 del siglo pasado. Así, el flujo y almacenamiento de la información pasó por distintos soportes y medios de transmisión: disquete, CD, RDSI, ADSL, E-Mail y ha desembocado en la máxima expresión de control e inmediatez en la gestión de la información: aplicaciones web como Itaca (comunidad Valenciana) o Averroes (Andalucía).

Pero, ¿qué ocurre con la información no administrativa de los centros como son los Proyectos Educativos, los informes de aprendizaje, las fichas de trabajo, las programaciones, las temporalizaciones, los informes psicopedagógicos, los archivos multimedia? Habitualmente se generan y gestionan en PC's y acaban siendo material impreso, con lo que pierden las ventajas digitales, o se mueven en soportes offline.

Es evidente también que para un centro educativo es muy difícil implementar una plataforma web con la potencia y complejidad necesarias para que sea eficiente, por eso sería ideal una herramienta digital que a través de los entornos habituales de trabajo nos permitiera una gestión eficiente la información. Pues bien, ese sistema existe, y su implementación en los centros educativos es realmente factible: es el servidor NAS.


El servidor NAS como centro de la gestión de la información

Como formador TIC he trabajado en muchos centros, especialmente de primaria y secundaria, y en los lugares donde hemos montado servidores NAS la experiencia ha sido realmente exitosa. El último caso es el CEIP "Los Dolses", en Orihuela Costa. Para daros una idea global desarrollo los cinco aspectos que considero más interesantes:

1. Seguridad de acceso

A muchos de los documentos de centro se les aplica la Ley de Confidencialidad de Datos, por lo que deben estar protegidos y su acceso sólo permitido a ciertos profesionales, como es el caso de los informes psicopedagógicos. El sistema operativo de un NAS trabaja con una doble característica que nos garantiza la seguridad en el acceso y la confidencialidad: usuarios y carpetas compartidas. El proceso es muy sencillo: doy de alta en el NAS tantas cuentas de usuario como quiera, con su "nombre de usuario" y "contraseña". Posteriormente creo la carpeta compartida "informes psicopedagógicos". Ahora solamente tengo que especificar qué usuarios pueden acceder a esa carpeta, por ejemplo: "jefe de estudios", "orientador" y "director".

2. Trabajo en red

A pesar de que hoy en día la práctica totalidad de los centros tienen una infraestructura de red, ésta no suele usarse más que para el acceso a Internet. No obstante, si aprovechamos el enorme ancho de banda de la red local (LAN) podemos marcar la diferencia a la hora de tener un centro realmente eficiente en cuanto a gestión de la información. Esto es mucho más claro con dos sencillos ejemplos:

Especilista de inglés:

Posiblemente sean los profesionales de la educación que más peso acarrean de clase en clase: libro, cuadernillos, diccionario, CD's, reproductor, etc. Y sin embargo esta es una visión muy fácil de dejar atrás. En el NAS creamos una "carpeta compartida" a la que podrán acceder con su "usuario" y "contraseña" los profesores de inglés, y donde podrán guardar todos sus materiales, incluidos los archivos de audio de los listening o las actividades para Pizarra Digital y vídeos. Desde cualquier ordenador de la red local podrán acceder.

Escáner:

También es muy habitual en los centros que solamente exista un equipo para escanear. Es el que tiene conectado el escáner, o la fotocopiadora le envía los documentos escaneados. Como el NAS opera en la red local, podemos crear la carpeta compartida "escáner" y cualquier documento escaneado en las fotocopiadoras irá a esa carpeta, a la que podremos acceder desde cualquier equipo de la red local.

3. BackUp o Copias de Seguridad

Recuerdo la cara que se me quedó la primera vez que me dijeron aquello de... "esto no tiene solución, aunque supongo que  tendrá usted copias de seguridad". Todos sabemos que hay que hacer copias de seguridad, pero es algo tan tedioso que acabamos confiando en la suerte. Hasta que la diosa Fortuna nos da la espalda.

Los servidores NAS con varios discos hacen ese trabajo por nosotros. Si tenemos un NAS de 4 discos, como es el caso del CEIP "Los Dolses, dos de ellos son utilizados para "replicar" instantáneamente todo lo que se guarde en los dos primeros. De esta manera las probabilidades de perder información se reducen drásticamente. Si aún así necesito más seguridad, podríamos "enviar" una segunda copia de seguridad a través de internet a otro servidor. Y todo a tiempo real y de forma "transparente" para el usuario (no hay que hacer nada).

4. Multiplataforma

Hay gente que todavía cree que el mundo se divide entre usuarios Windows, usuarios Apple y linuxeros. Pero lo que no saben es que ese mundo ya no existe. Esa "guerra fría" de los sistemas operativos terminó. Ahora todos somos internautas y nuestro mundo es el "navegador".

Aquí el NAS se mueve como pez en el agua. Le da lo mismo que tengamos un PC con Windows o cualquier distro linux (Ubuntu, Mandriva, Lliurex, Guadalinex, Linex, etc.) o un Mac. Y también le importa muy poco si usamos una tableta o teléfono Android o un Apple con iOS. Nos permite acceder y trabajar con la información sin el más mínimo problema; es la aldea global.

5. Multimedia

El porcentaje de materiales de audio y sobre todo vídeo que gestiona un centro educativo crece cada curso exponencialmente. Tanto es así que ya no es imprescindible ir al un aula especialmente equipado para ver un documental, por ejemplo. Sobre todo desde la implantación de las pizarras digitales en las aulas.

Sin embargo persiste un problema: la gestión de los enormes archivos de vídeo y de las audiotecas con miles de canciones. Dado su tamaño, los archivos no pueden circular a través del correo, y si usamos servicios de nube la velocidad de internet es demasiado lenta. Así que al final solemos rrecurrir a los discos duros portátiles y a los pendrive.

Un NAS es un centro multimedia. Puede conectarse directamente a un proyector evitando tener un equipo dedicado en exclusiva.  Pero lo más importante, si guardamos en la carpeta compartida "multimedia" los documentales y canciones, podremos verlos o escucharlas desde cualquier equipo del centro, todos al mismo tiempo si es preciso.

4 Comentarios

  • Javier Saez

    Hola al equipo de qloudea.
    Ya hace algun tiempo adquire en vuestra tienda un TS-451+.

    Mi problema lo llevo ya desde que tenia varios pc, a la hora de organizar los ficheros, aunque ara ya unos años lo típico era grabar un dvd de datos y te lo guardabas en el armario clasificado en una carpeta de cd/dvd.
    Con la adquisición del TS-451+ la decisión es coger todos estos CD/DVD y pasarlos al server, ademas de documentos escritos por mi, esquemas de maquinas tanto mecánicos como eléctricos, pautas de trabajo o guías de instalación de los sistemas operativos de las maquinas en la que trabajo organizado por versiones y luego sus upgrade para solucionar bug etc.
    En la época de cd lo hacia muy rudimentariamente, ponía todo dentro de una misma carpeta y luego en un excel crea links al documento, con la constante crecida de datos, cada se mana se emiten actualizaciones que debo instalar o nuevos documentos este sirve no sirve.
    Los buscadores traicionares no se acercan ni de lejos a un programa de gestión documental ya que en estos puedes buscar por palabras incluso dentro del pdf, o por etiquetas ( si un documento dentro de esa carpeta esta en otra carpeta de cliente crea una etiqueta ).
    Al final tener ciertas carpetas organizadas pero que con un buscador te cree una base de datos de todo lo que ha encontrado con enlaces y poder desde ahí buscar por palabra clave, nombre de fichero, cliente, etiquetas etc..... qsirch es muy limitado y caotico.

    ¿ alguien esta usando algo open sorce o de pago único económico que se parezca a lo que busco? ¿ alguien me dijo que en mi modelo se pueden instalar programas tipo wiki, CSM etc?

    El articulo esta muy bien, pero solo desde mi punto de vista para un usuario medio se queda en poco mas que explicar las posibilidades de qnap, pero no esntra en detalles de como poder trabajar con un programa que gestione los documentamentes ya que qsirch es limitado.

    Atentamente

    • David Aragón

      Puedes usar Qsirch que además está en su versión 2.2 y funciona muy bien en como todas las aplicaciones nativas de QNAP :D

      • Javier Saez

        Hola David;
        Ya empiezo a dominar bastante el nas, pero para la gestion docuemental no encuentro nada que me agrade. Asi como plex, es genial para todo lo multimedia, para la iongente cantidad de informacion que se almacena en un NAS qsicrh sirve de poco.
        ¿ que programa de terceros recomendarias para poder poner orden en el caos del Bigdata ?

        • David Aragón

          Actualmente nosotros utilizamos un desarrollo propio y no sabría decirte. De todos modos puedes probar http://www.avanbox.es/ que tienen un software que precisamente se dedica a eso y se puede instalar en QNAP y Synology

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